In der heutigen Zeit fliegen viele Informationen nur so an uns vorbei. Wir haben viele Projekte am Laufen und dabei den Überblick zu behalten fällt oft schwer. Gut das es hierzu inzwischen einige Tools am Markt gibt.
Privat nutze ich gern Asana und möchte es dir daher in 5 Fragen vorstellen. Es soll dir helfen einen ersten groben Überblick zu bekommen, denn oftmals werden wir mit Programmen überschüttet und wissen gar nicht was sie können oder wofür sie gut sind.
Für wen ist Asana geeignet und auf welchen Geräten kann ich es nutzen?
Asana ist ein Projektmanagement Tool und eignet sich daher gut für die Teamarbeit.
Wenn du kein Team hast und die Funktionen von Asana magst, dann kannst du es auch allein verwenden.
Viele Funktionen sind bereits in der kostenfreien Version verfügbar, um es optimal und allumfassend im Team nutzen zu können, solltest du über die kostenpflichtige Version nachdenken.
Die kleinste kostenpflichtige Version ist derzeit für 10,99 € pro Platz und Monat erhältlich.
Ich arbeite allein mit der kostenfreien Version und komme ganz gut damit zurecht.
Du kannst Asana sowohl auf deinem PC als auch auf dem Smartphone nutzen. Änderungen können sofort auf dem anderen Geräte eingesehen werden.
Welche Funktionen hat Asana im Projektmanagement?
Vorweg, der Funktionsumfang ist groß, daher versuche ich ein groben, aber doch recht umfassenden Überblick zu geben.
Projekte – Du kannst deine Projekte mit deinem Team (oder auch allein) z. B. als Listen oder Kanban-Boards erstellen und teilen.
Aufgaben – Die Arbeitsschritte können nun als Aufgaben und Unteraufgaben angelegt werden. Dabei können Zuständigkeiten und Fristen erstellt bzw. vergeben werden.
Meilensteine – Um die Motivation hochzuhalten, können Meilensteine (Etappenziele) erfasst werden. Sie zeigen auch den Fortschritt an.
Benutzerdefinierte Felder und Vorlagen – Oft bieten Tools voreingestellte Felder und Beschriftungen an, welche nicht zu dir und deinem Team passen. Bei Asana kannst du deine Feldnamen und -typen selbst erstellen und somit an deinem Workflow anpassen. Ebenso lassen sich Projektvorlagen erstellen, um einen reibungslosen und schnellen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Anhänge – Zu jedem Projekt oder jeder Aufgabe können individuelle Anhänge von z. B. deinem PC hochgeladen werden.
Regeln – Du kannst Regeln anlegen, um deine Aktionen im Prozess zu automatisieren. Damit sinkt die Fehlerquote, da wichtige Schritte nicht vergessen werden.
Abhängigkeiten – Hier ist es möglich Aufgabenabhängigkeiten zu vergeben, z. B. kannst du festlegen, dass bestimmte Aufgaben erst begonnen werden können, wenn vorherige abgeschlossen wurden.
Projekte kopieren – Hast du öfter ähnliche Projekte, kannst du diese problemlos kopieren.
Kommunikation– Du kannst zu jeder Aufgabe Kommentare erfassen und Personen mit @… erwähnen. Du kannst Nachrichten an Kollegen, Projekte und Teams senden. Auch eine Projektdiskussion ist möglich, um z. B. Fortschritte zu besprechen oder Teamdiskussionen, um Absprachen zu treffen oder Ankündigungen zu machen.
Welche Ansichten und Berichte gibt es?
Auch hier versuche ich die einzelnen Bereiche möglichst umfassend aufzuzeigen und kurz zu erklären.
Meine Aufgaben – Dies ist i. d. R. dein Startpunkt in Asana. Hier erhältst du eine Übersicht über deine täglichen Aufgaben und organisierst deine Projekte.
Zeitleiste – Hierüber lässt sich der Zusammenhang über alle Projektvorgänge abbilden. Kommt es mal zu Änderungen, kannst du hier für einen reibungslosen Ablauf sorgen.
Workload – Diese Funktion gibt einen Echtzeit-Überblick. Solltest du feststellen, dass das Arbeitspensum deines Teams zu hoch ist, kannst du Anpassungen vornehmen, um dein Projekt im Plan zu halten.
Portfolio – Ebenfalls eine Echtzeit Ansicht über den Status all deiner Projekte. So kannst du alle Vorhaben im Auge behalten und deinem Team Updates geben.
Inbox – Hierüber kannst du alle relevanten Updates zu Projekten, Diskussionen und Aufgaben erhalten.
Dashboard – Alle Projektdaten sind hier in Echtzeit an einem Ort hinterlegt. Du kannst hier Diagramme anpassen und mögliche Hindernisse erkennen.
Barrierefreiheit – Einstellungsmöglichkeiten für Farbenblinde, Dunkelmodus, iOS-VoiceOver-Support (gestenbasierter Bildschirmleser), Aufgaben mit Siri erstellen
Kalenderansicht – Hier kannst du jede Aufgabenliste im Kalender ansehen.
Dateiansicht – Unterstützt dich beim Schnellen finden von Projektdateien.
Erweiterte Suche – Berichterstellung nach spezifischen Kriterien.
Teamkollegenansicht – Erfassung vom Arbeitspensum von Teamkollegen.
Projektexport – Projekte lassen sich als CSV oder JSON exportieren.
Kann ich Asana mit anderen Apps kombinieren?
Ja, Asana lässt sich mit vielen Tools kombinieren. Ich habe mal drei Beispiele für dich gesucht:
- Google Kalender
- Canva
- Toogl Track
Hier findest du eine Liste mit allen Tools.
Ist Asana DSGVO-konform und was sind alternative Tools?
Asana ist ein Unternehmen aus den USA. Auch wenn es einen guten Datenschutz und sichere Anmeldeverfahren anbietet, ist es nichts DSGVO-konform. Ausnahme: Mit der Enterprise-Version (kostenpflichtig) kann die Speicherung der Daten auf europäische Server erfolgen. Nähere Information findet ihr u. a. auf dieser Website.
Alternativen:
- factro (deutsches Unternehmen, kostenfreie Basisversion, ab 7,99 € pro Nutzer und Monat in der kostenpflichtigen Version)
- slackfield (deutsches Unternehmen, keine kostenfreie Basisversion, ab 11,00 € pro Nutzer und Monat)
- awork (deutsches Unternehmen, keine kostenfreie Basisversion, ab 10,00 € pro Nutzer und Monat)
Nutzt ihr Projektmanagement-Tools?
Asana ist eine tolle Möglichkeit, sich zu organisieren. Du hast die Möglichkeit viele Aufgaben, Tags und Übersichten individuell nach deinen Bedürfnissen anzulegen. Durch die mobile Version kannst du auch unterwegs den Überblick behalten und Notizen und Aufgaben einpflegen. Ich mag dieses Tool ganz gern. Leider werden die Daten in Amerika gespeichert und damit ist es nicht ganz DSGVO-konform. Für den alleinigen oder privaten Gebrauch in jedem Fall eine Überlegung wert.
Welches Projektmanagement-Tool hast du für dich entdeckt und wie zufrieden bist du damit?
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